Этапы и сроки работ по подготовке и проведению мероприятий

ПОДАЧА ЗАЯВКИ на включение мероприятия в План научных мероприятий на календарный год.

Заявка готовится и визируется руководителем института/научного подразделения-инициатора мероприятия после чего передается в электронном и бумажном виде в департамент научной коммуникации и издательской деятельности в срок не позднее 1 октября текущего календарного года.

На данном этапе осуществляется определение статуса научного мероприятия, его формата, сроков проведения, количества участников, источников и объема финансирования (см. Приложение 1).

Примечание:

В случае если проведение мероприятия инициируется в течение календарного года, вместе с заявкой в департамент научной коммуникации и издательской деятельности одновременно передается для визирования докладная записка о проведении научного мероприятия на имя ректора в срок не позднее:

• 35 дней для статусных мероприятий;
• 20 дней для прочих мероприятий.

ПОДГОТОВКА И ПОДАЧА ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ о проведении научного мероприятия на имя проректора по реализации программ стратегического развития.

В докладной записке приводится полное наименование мероприятия, точные сроки его проведения, кратко описывается актуальность тематика мероприятия и его значимость, основные ожидаемые результаты, ответственное за проведение мероприятия лицо (см. Приложение 2).

Докладная записка регистрируется структурным подразделением в системе электронного документооборота и подается на утверждение проректора по реализации программ стратегического развития в срок не позднее:

• 30 дней для статусных (софинансируемых) мероприятий;
• 15 дней для прочих мероприятий.

Проект докладной записки готовится совместно с департаментом научной коммуникации и издательской деятельности, регистрируется в системе электронного документооборота, подписывается ответственным за проведение мероприятия лицом и руководителем подразделения-инициатора мероприятия, визируется департаментом научной коммуникации и издательской деятельности и проректором по реализации программ стратегического развития (в случае наличия финансирования из средств университета также визируется начальником отдела финансового сопровождения НИОКР управления бухгалтерского учета и распорядителем средств), затем передается затем передается проректору по реализации программ стратегического развития.

При получении на докладной записке положительной резолюции проректора по реализации программ стратегического развития структурное подразделение-инициатор мероприятия приступает к подготовке проекта распоряжения о проведении мероприятия.

Примечание:

При проведении статусных научных мероприятий, софинансируемых из средств Университета, в докладную записку также включается предварительный расчет доходов и расходов с указанием источников финансирования. Данная докладная в обязательном порядке согласуется с распорядителем указанных средств и руководителем структурного подразделения, ответственным за распределение финансовых средств.

ПОДГОТОВКА РАСПОРЯЖЕНИЯ о проведении мероприятия.

По факту возвращения докладной записки с положительной резолюцией проректора по реализации программ стратегического развития структурное подразделение готовит проект распоряжения о проведении научного мероприятия (см. Приложение 3).

Проект распоряжения вместе с листом согласования готовится совместно с департаментом научной коммуникации и издательской деятельности. В листе согласования указываются руководители подразделений, участвующих в подготовке и проведении мероприятия.

В распоряжении указываются:

• полное наименование мероприятия и форма его проведения;
• основание проведения мероприятия с указанием номера докладной записки (преамбула);
• сроки и место проведения мероприятия;
• составы организационного комитета, а также программного комитета (при наличии);
• ответственное за проведение лицо со стороны Университета;
• источники финансирования мероприятия (при наличии);
• составление сметы доходов и расходов (при наличии);
• информация о размещении материалов мероприятия в библиографической базе данных научных публикаций РИНЦ (при наличии) или международных базах данных научного цитирования;
• поручения должностным лицам Университета в соответствии с направлением их деятельности.

Подготовленный проект распоряжения регистрируется структурным подразделением в системе электронного документооборота, визируется ответственным лицом и руководителем структурного подразделения, а также департаментом научной коммуникации и издательской деятельности.

Далее проект распоряжения вместе с оригиналом докладной записки о проведении мероприятия передается в бумажном виде через отдел документационного обеспечения для дальнейшего визирования ответственными лицами, указанными в листе согласования (в порядке «снизу-вверх») в срок, не позднее:

• 25 дней для статусных (софинансируемых) мероприятий;
• 10 дней для прочих мероприятий.

Примечание:

Распоряжение подписывается проректором по реализации программ стратегического развития или иным уполномоченным должностным лицом.

После утверждения, распоряжение регистрируется отделом документационного обеспечения и рассылается по системе электронного документооборота всем ответственным лицам, указанным в разделе «Копии» листа согласования к распоряжению.

• департамент научной коммуникации и издательской деятельности
• отдел документационного обеспечения

ПОДГОТОВКА СМЕТЫ ДОХОДОВ И РАСХОДОВ на проведение мероприятия (для софинансируемых из средств Университета мероприятий).

Смета доходов и расходов составляется в соответствии с предварительным расчетом, указанным в утвержденной проректором по реализации программ стратегического развития докладной записке (см. Приложение 4). Утверждение сметы доходов и расходов возможно только после утверждения распоряжения о проведении мероприятия.

Смета составляется структурным подразделением-инициатором мероприятия совместно с отделом финансового сопровождения НИОКР управления бухгалтерского учета или с иным структурным подразделением, ответственным за распределение финансовых средств, в зависимости от источника финансирования в трех экземплярах. Все доходы и расходы Университета (в том числе внутренние), подвергаются предварительной калькуляции и вносятся в смету с указанием целевых статей. Общая сумма указанных в смете расходов не может превышать сумму, ранее утвержденную ректором в Плане научных мероприятий, софинансируемых из средств Университета. Расходы на организацию научного мероприятия осуществляются исключительно на непосредственные цели проведения научного мероприятия и в соответствии со статьями, указанными в смете. Ответственность за целевое расходование средств несет инициатор научного мероприятия.

Смета визируется руководителем структурного подразделения, отделом финансового сопровождения НИОКР управления бухгалтерского учета (или иным структурным подразделением, ответственным за распределение финансовых средств) и распорядителем указанных средств. Смета мероприятия, включенного в План научных мероприятий, софинансируемых из средств Университета, утверждается проректором по экономике и финансам.

Примечание:

При необходимости возмещения расходов на проживание или проезд за счет средств университета с участниками мероприятия заключается договор гражданско-правового характера, подписывается акт выполненных работ.

При необходимости гарантированного размещения материалов по итогам мероприятия в федеральных или региональных СМИ, в бюджет закладывается соответствующая сумма расходов, согласованная с департаментом информационной политики.

• департамент научной коммуникации и издательской деятельности
• отдел финансового сопровождения НИОКР

ИНФОРМИРОВАНИЕ НАУЧНОЙ ОБЩЕСТВЕННОСТИ о проведении мероприятия производится посредством:

• рассылки информационного письма;
• размещения анонса мероприятия на сайте Университета;
• создания отдельного сайта или страницы мероприятия;
• издания информационно-полиграфической продукции;
• материалы для подготовки пресс-анонса научного мероприятия в СМИ и тезисов выступления ректора (при необходимости);
• пресс-релиз по итогам проведения научного мероприятия.

1) Подготовку и рассылку ИНФОРМАЦИОННОГО ПИСЬМА осуществляет ответственное за мероприятие лицо, указанное в распоряжении.

В информационном письме приводится краткое описание мероприятия, указывается его наименование, сроки и форма проведения, категории участников, основные направления и формы работы, образец оформления тезисов.

Письмо также содержит сведения об организаторах мероприятия, месте, времени и порядке проведения, условиях публикации материалов, требованиях к срокам предоставления и оформлению материалов, заявок для участия, а также контактная информация Оргкомитета и ответственного лица со стороны Университета для обратной связи (см. Приложение 6).

Информационное письмо подлежит рассылке всем возможным заинтересованным юридическим и физическим лицам, а также размещению в анонсе мероприятий на сайте Университета. Срок рассылки может варьироваться в зависимости от статуса и формы проведения мероприятия, но не позднее чем за 30 дней до даты проведения мероприятия.

2) АНОНС МЕРОПРИЯТИЯ на сайте университета размещается ответственным сотрудником департамента научной коммуникации и издательской деятельности в соответствии с информацией, полученной от структурного подразделения-инициатора мероприятия в электронном виде по установленной форме (см. Приложение 8).

Для международных мероприятий также готовится и размещается англоязычная версия информационного письма.

Примечание:

Размещение анонса мероприятия, проводимого иной организацией по запросу структурных подразделений Университета, осуществляется на основании предварительного запроса в департамент научной коммуникации и издательской деятельности.

3) СОЗДАНИЕ САЙТА мероприятия может осуществляться департаментом цифрового развития, сторонней организацией по договору оказания услуг или структурным подразделением-организатором мероприятия при наличии соответствующего специалиста.

Сайт мероприятия создается в срок не позднее:

• 90 дней для мероприятий, предусматривающих оплату организационных взносов участниками (техническое задание на создание сайта подается в департамент цифрового развития за 120 дней);
• 60 дней для прочих мероприятий (техническое задание на создание сайта подается в департамент цифрового развития за 90 дней).

На сайте возможно размещение раздела с формой онлайн-регистрации участников/ заявки на участие.

• департамент научной коммуникации и издательской деятельности
• департаментом цифрового развития
• департамент информационной политики аппарата ректора

ПОДГОТОВКА ПРОГРАММЫ проведения мероприятия.

Программа мероприятия разрабатывается Оргкомитетом/Программным комитетом с учетом анализа материалов, полученных в ответ на информационное письмо (см. Приложение 5).

Программа (проект программы) размещается на сайте Университета или на отдельном сайте мероприятия не позднее чем за 30 дней до начала мероприятия.

СБОР НАУЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ мероприятия.

Сбор научных материалов и их экспертизу осуществляет Оргкомитет в соответствии с требованиями и сроками, указанными в информационном письме. Публикация материалов выступлений участников мероприятия осуществляется на основании экспертного заключения Организационного комитета.

Сборник материалов (докладов или научных трудов) для публикации формируется из наиболее значительных работ, соответствующих целям и задачам мероприятия. По решению Оргкомитета возможен выпуск электронных версий материалов мероприятия и его последующее размещение в библиографической базе данных научных публикаций РИНЦ или прочих российских/международных базах данных научного цитирования.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЖИВАНИЯ И ПИТАНИЯ участников.

Организация проживания и питания осуществляется в соответствии с утвержденной сметой доходов и расходов путем заключения договора возмездного оказания услуг.

Подготовка документов на оплату расходов (счет на оплату, договор на оказание услуг и акт выполненных работ/оказанных услуг) осуществляется при участии отдела финансового сопровождения НИОКР (или иного структурное подразделение, ответственное за распределение финансовых средств) управления бухгалтерского учета в сроки, оговоренные в договоре на оказание услуг.

ВИЗОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАРУБЕЖНЫХ УЧАСТНИКОВ мероприятия.

В целях обеспечения визового сопровождения зарубежных участников мероприятия структурное подразделение-инициатор мероприятия подготавливает докладную записку на имя проректора по международному сотрудничеству, а также прилагает к докладной записке копии паспортов зарубежных участников.

Докладная записка об оформлении визы регистрируется структурным подразделением в системе электронного документооборота и передается через отдел документационного обеспечения не позднее чем за 45 дней до проведения мероприятия.

Примечание:

В случае если участник мероприятия прибывает из страны, с которой в Российской Федерации установлен безвизовый режим, структурное подразделение-инициатор мероприятия предоставляет в департамент международного сотрудничества список иностранных участников данной категории с копиями их паспортов не позднее, чем за 10 календарных дней до даты их прибытия.

• департамент международного сотрудничества
• отдел документационного обеспечения

ЗАКАЗ УЧЕБНЫХ И ИНЫХ АУДИТОРИЙ для проведения мероприятия.

Заказ учебных аудиторий для проведения научного мероприятия осуществляется структурным подразделением-инициатором мероприятия посредством подготовки докладной записки на имя директора многофункционального центра НИУ «БелГУ».

Докладная записка о выделении учебных аудиторий регистрируется структурным подразделением в системе электронного документооборота и передается через отдел документационного обеспечения на этапе утверждения распоряжения о проведении мероприятия.

Примечание:

В случае необходимости выделения иных помещений, докладные записки оформляются в адрес ответственных за данные помещения лиц.

• многофункциональный центр НИУ «БелГУ»
• отдел документационного обеспечения

ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ РАСХОДОВАНИЕ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ в соответствии со статьями расходов утвержденной сметы, производится в течение всего времени подготовки, организации и проведения научного мероприятия.

К документам, подтверждающим расходование денежных средств, относятся счета на оплату, договор на оказание услуг, акт выполненных работ/оказанных услуг, товарная накладная.

Все документы предоставляются в отдел финансового сопровождения НИОКР управления бухгалтерского учета в соответствии с условиями договора на оказание услуг.

1) ОБЩЕЕ ТРЕБОВАНИЕ К ДОКУМЕНТАМ

1. Если поставщик товаров, работ, услуг находится на территории г. Белгород, то документы предоставляются с оригинальными подписями и печатями.
2. Если поставщик товаров, работ, услуг находится за пределами г. Белгород, то допустимо предоставление скан-копий документов, с последующим предоставлением оригиналов.

2) СЧЕТ НА ОПЛАТУ

1. Визируется руководителем структурного подразделения-инициатора мероприятия или руководителем проекта/гранта/хоздоговора с указанием номера проекта, из средств которого планируется оплата (Пример: «Прошу оплатить из средств договора № [указывается номер договора]»).
2. Визируется отделом сопровождения научных лабораторий и центров департамента научно-исследовательской работы (для структурных подразделений, курируемых проректором по науке и инновациям).
3. Визируется курирующим проректором.
4. Визируется отделом контроля и исполнения договоров управления организации закупок (при оплате договоров, заключенных в результате проведения закупочных процедур).

3) ДОГОВОР НА ОКАЗАНИЕ УСЛУГ

1. Визируется руководителем структурного подразделения-инициатора мероприятия или руководителем проекта/гранта/хоздоговора с указанием номера проекта, из средств которого планируется оплата (Пример: «Оплата из средств хоздоговора № [указывается номер хоздоговора]»).
2. Визируется правовым управлением.
3. Визируется курирующим проректором.

Примечание:

Дата счета не может быть ранее даты договора.

4) АКТ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ/ ОКАЗАННЫХ УСЛУГ визируется руководителем структурного подразделения-инициатора мероприятия или руководителем проекта/гранта/хоздоговора (Пример: «Услуги/работы выполнены в полном объеме»).

Товарная накладная

1. Подписывается материально-ответственным лицом.
2. Ответственным за проведение мероприятия лицом готовится заявка на выписку материальных ценностей со склада университета.

Примечание:

В товарной накладной необходимо указывать дату получения материальных ценностей, а также ставить печать.

Вся необходимая первичная финансовая документация (счета на оплату товаров/услуг, договоры с визой инициатора мероприятия и распорядителя средств и т.п.) предоставляется в отдел финансового сопровождения НИОКР управления бухгалтерского учета не позднее 7 дней до даты проведения научного мероприятия и не позднее 14 дней до даты мероприятия в случае приобретения товаров/услуг по предоплате.

ОРГАНИЗАЦИЯ МУЛЬТИМЕДИЙНОГО СОПРОВОЖДЕНИЯ мероприятия.

Для обеспечения отведённых под проведение мероприятия аудиторий компьютерной, звуковой и видеотехникой, а также при проведении мероприятия в формате видеоконференции структурное подразделение готовит докладную записку на имя директора департамента цифрового развития с указанием номера аудитории, даты и времени проведения мероприятия, а также ответственного за мероприятие лица.

Докладная записка об организации мультимедийного сопровождения регистрируется структурным подразделением в системе электронного документооборота и передается через отдел документационного обеспечения на этапе утверждения распоряжения о проведении мероприятия.

• департамент цифрового развития
• отдел документационного обеспечения

ОРГАНИЗАЦИЯ ТРАНСПОРТНОЙ ПОДДЕРЖКИ мероприятия.

В целях обеспечения транспортной поддержки мероприятия структурное подразделение-инициатор мероприятия подготавливает докладную записку на имя проректора по строительству и эксплуатации.

Докладная записка об организации транспортной поддержки регистрируется структурным подразделением в системе электронного документооборота и передается через отдел документационного обеспечения не позднее чем за 7 дней до проведения мероприятия.

• управление транспортного обеспечения
• отдел документационного обеспечения

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ВОЛОНТЕРОВ обеспечивается в соответствии с утвержденной программой проведения мероприятия

В целях обеспечения работы волонтеров структурное подразделение-инициатор мероприятия подготавливает докладную записку на имя проректора по воспитательной работе и молодежной политике. В докладной указывается необходимое количество привлекаемых волонтеров, а также пункты программы мероприятия, в которых предусмотрено их участие.

Волонтеры могут привлекаться для обеспечения встречи, проводов и сопровождения участников мероприятия, регистрации участников в день открытия мероприятия, реализации экскурсионной программы и др.

Докладная записка об организации работы волонтеров регистрируется структурным подразделением в системе электронного документооборота и передается через отдел документационного обеспечения на этапе утверждения распоряжения о проведении мероприятия.

• центр волонтерского движения «ДоброТворец»
• отдел документационного обеспечения

ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИМИДЖЕВОЙ ПРОДУКЦИЕЙ участников мероприятия

Производство имиджевой продукции для проведения мероприятия может осуществляться издательским домом «БелГУ» или иной организацией по договору возмездного оказания услуг.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОХОДА И ПРОЕЗДА УЧАСТНИКОВ на территорию Университета включает:

• доступ в здания Университета;
• въезд автомобилей VIP участников на территорию Университета.

Для обеспечения допуска очных участников на территорию Университета подразделение-инициатор мероприятия подготавливает докладную записку на имя проректора по комплексной безопасности и развитию имущественного комплекса с приложением списка участников мероприятия, которым необходим доступ на территорию университета.

Докладная записка регистрируется структурным подразделением в системе электронного документооборота и передается через отдел документационного обеспечения не позднее 1 дня до даты проведения мероприятия.

Примечание:

В случае прибытия в Университет зарубежных участников докладная дополнительно согласовывается с департаментом международного сотрудничества.

• департамент комплексной безопасности
• отдел документационного обеспечения

РЕГИСТРАЦИЯ УЧАСТНИКОВ мероприятия

Регистрацию участников в день открытия мероприятия проводят ответственные представители структурного подразделения-инициатора мероприятия, а также привлекаемые волонтеры.

ПРЕСС-АНОНС научного мероприятия в СМИ и тезисы выступления ректора (при необходимости) готовятся департаментом информационной политики аппарата ректора на основании материалов, предоставленных ответственным за организацию мероприятия лицом за 7 дней до даты проведения мероприятия.

Материалы для пресс-анонса должны содержать сведения о реализации в НИУ «БелГУ» научного направления по теме мероприятия, а также краткую информацию об основных достижениях и участниках научного мероприятия.

В целях информационного сопровождения мероприятия, включая фото- и видео- съёмку, приглашение СМИ ответственным структурным подразделением готовится соответствующая докладная записка на имя директора департамента информационной политики.

Докладная записка об информационном сопровождении мероприятия регистрируется структурным подразделением в системе электронного документооборота и передается через отдел документационного обеспечения на этапе подготовки пресс-анонса или не позднее 7 дней до даты проведения мероприятия.

ПОДГОТОВКА ИНФОРМАЦИОННОГО ОТЧЕТА о результатах проведения мероприятия

Информационный отчет содержит основную информацию о мероприятии, статистические данные по участникам, краткий аналитический обзор мероприятия и перечень наиболее значимых результатов (см. Приложение 7).

Информационный отчет визируется ответственным за мероприятие лицом и руководителем структурного подразделения-инициатора мероприятия и передается в департамент научной коммуникации и издательской деятельности в электронном виде (подписанный скан и формат Word) в срок не позднее 7 дней после даты завершения мероприятия. Копия информационного отчета предоставляется в отдел финансового сопровождения НИОКР управления бухгалтерского учета (или иное структурное подразделение, ответственное за распределение финансовых средств).

ПУБЛИКАЦИЯ ПРЕСС-РЕЛИЗА по итогам проведения научного мероприятия осуществляется департаментом информационной политики аппарата ректора в период проведения мероприятия или не позднее 2 дней после даты окончания мероприятия.

При наличии утвержденных в смете статей расходов на макетирование и/или печать сборника материалов конференции ответственное за проведение мероприятия лицо предоставляет в издательский дом «БелГУ» смету, распоряжение и сами материалы мероприятия в срок не позднее 14 дней с даты его завершения.

При наличии сборника материалов мероприятия научным подразделением-инициатором мероприятия может предоставляться докладная записка на имя директора департамента научной коммуникации и издательской деятельности с указанием общей информации о сборнике и платформы для его размещения.

Для размещения сборника материалов в базе данных РИНЦ, на сайте электронной библиотеки elibrary.ru и/или прочих российских/международных базах данных научного цитирования структурным подразделением-инициатором мероприятия в департамент научной коммуникации и издательской деятельности предоставляется итоговая электронная версия сборника в форматах Word и Pdf (вместе с докладной запиской) в срок не позднее 30 дней после завершения научного мероприятия.